Si vous êtes déjà coopérateur dans une coopérative abonnée à CoopHub, vous avez reçu un "mail d'initialisation" personnalisé qui vous permet de créer votre compte utilisateur et accéder à CoopHub. Si vous ne l'avez pas reçu, demander à votre coopérative de vous renvoyer ce mail d'initialisation.
N'oubliez pas auparavant de lire les conditions générales d'utilisation ici. Vous trouverez aussi des informations utiles dans le manuel d'utilisation ici.
Pour cela il vous suffit d'ouvrir le site CoopHub d'une des fédérations partenaires : Rescoop-wallonie ou Energie-partagée et de cliquer sur le bouton "s'inscrire". Vous verrez alors apparaitre le nom de toutes les coopératives dans lesquelles vous pouvez souscrire des parts. Choisissez l'une d'entre elles et souscrivez!
N'oubliez pas auparavant de lire les conditions générales d'utilisation ici. Vous trouverez aussi des informations utiles dans le manuel d'utilisation ici.
Vous disposez ici d'un manuel destiné à l'utilisateur. En cas de problème, vous pouvez aussi contacter l'Admin de votre coopérative.
L’Admin est l’utilisateur au sein d’une coopérative qui dispose des codes d’accès pour gérer les données de la coopérative, créer les campagnes, administrer le registre des coopérateurs, valider les souscriptions, etc. C’est la personne de référence pour les contacts entre les coopérateurs et leur coopérative et le support aux utilisateurs.
Pour connaître votre Admin, adressez-vous à votre coopérative.
L’attestation de parts – qui sert de justificatif de souscription – est disponible dans l’onglet « mes coopératives ». Lorsque vous êtes loggé dans la plateforme avec votre nom d'utilisateur, choisissez la coopérative pour laquelle vous voulez obtenir l’attestation. Dans le tableau « mes transactions » qui apparaît alors, vous trouvez à droite un symbole bleu sous le titre « attestation » sur lequel il vous suffit de cliquer pour imprimer ou télécharger votre attestation. Attention : seules les souscriptions qui ont été validées apparaissent dans ce document. La validation est effectuée par votre coopérative en fonction de ses règles internes (par exemple après accord du Conseil d’administration ou libération des parts, …).
Dans le parcours de souscription, si la coopérative a opté pour cette fonction, il est possible de payer en ligne.
Si ce n'est pas le cas, à l’issue d’une souscription, le sociétaire/coopérateur reçoit un mail de confirmation avec les instructions de paiement. Pour la Belgique qui dispose d’un système de communication bancaire structurée, ces instructions de paiement comprennent la communication structurée à reprendre dans le versement bancaire pour faciliter le rapprochement comptable.
Non, pour l’instant cette fonction n’est pas disponible mais elle est envisagée dans une version ultérieure.
Si votre coopérative fait partie d'une fédération partenaire, des informations sont généralement disponibles sur le site de votre fédération dans votre "espace adhérant", sinon vous pouvez les demander en vous adressant à cette fédération. Si vous ne faites pas partie d'une fédération partenaire, alors adressez-vous directement à CoopHub par ce lien.
La liste des fédérations partenaires est disponible ici.
Chaque coopérative doit avoir un « Admin de référence » qui a accès aux fonctions de back office pour gérer les comptes coopérateur mais il est aussi l’interlocuteur désigné avec le Superadmin. Outre cet Admin de référence, 4 autres comptes Admin peuvent être ouverts par coopérative pour se répartir la gestion en back office.
Le Superadmin est l’utilisateur au sein d’une fédération partenaire qui dispose des codes d’accès pour créer de nouvelles coopératives et administrer la base de données. Il est l’interlocuteur privilégié de l’Admin pour la mise en service, les formations et le helpdesk. Pour connaître votre Superadmin, adressez-vous à votre fédération.
Coophub applique une politique de sauvegarde (voir conditions générales d’utilisation ici) qui permet de récupérer des données en cas de problème. Néanmoins, chaque coopérative dispose d’une fonctionnalité d’export des données (sous un format standardisé « CSV »). CoopHub recommande à chaque coopérative de réaliser régulièrement un export et archivage de cet export.
La plateforme CoopHub permet à chaque coopérative de créer des campagnes de souscription. Dans le module de base, on ne peut avoir qu’une seule campagne de soucription active, et uniquement pour des prises de parts (Actions). Dans le module standard, il est possible de créer de multiples campagnes de souscription ouvertes simultanéement. Ces campagnes multiples peuvent combiner des campagnes de souscription de parts (Actions) ou des campagnes de souscription à d’autres « titres » (Obligations, Prêts, Comptes courants d’associés, …)
Si vous voulez empêcher les souscriptions, il suffit que l’Admin ferme toutes les campagnes de souscription que vous aurez créé.
Si votre coopérative fait partie d'une fédération partenaire de CoopHub, contactez cette fédération pour savoir comment s'abonner à CoopHub. Vous trouvez les liens vers les fédérations partenaires à la question "Quelles sont les fédérations partenaires de CoopHub". Sinon contactez directement CoopHub par ce lien.
Lorsque vous êtes décidés, vous pouvez obtenir un projet de contrat en remplissant le formulaire ici
Le module dividende est une extension des services de la plateforme qui permettra de calculer les dividendes et intérêts à verser aux coopérateurs/sociétaires en fonction des titres en leur possession. Ce module permettra aussi de produire automatiquement les documents fiscaux qui s’y rattachent.
Le développement de ce module est en finalisation. Il devrait être disponible au début de l’année 2022
La gestion des comptes courant est envisageable dans le module campagne. Il faut pour cela que l’Admin de la coopérative créée une campagne spécifique à la création et gestion des CCA.
La liste des fédérations partenaires est disponible ici
CoopHub est accessibles aux adhérents des fédérations (voir liste ici), mais aussi aux non adhérents. Les conditions d’abonnement diffèrent légèrement d’un cas à l’autre selon certains choix faits par la fédération.
L’Admin de la coopérative peut, en back office, gérer le compte du coopérateur lui-même en reportant dans CoopHub les données fournies par les bulletins d’adhésion ou échanges papiers. Ceci permet de disposer dans CoopHub d’un registre des coopérateurs et des transactions complet, y compris pour les coopérateurs non connectés.
Lors de la mise en service d’un abonnement dans CoopHub, il est possible d’importer toutes les données pré-existantes de la coopérative de façon automatique. Pour cela, la coopérative devra préparer deux fichiers d’importation de type « CSV » :
Ces fichiers devront répondre à un format que nous vous communiquerons, ce qui permettra de « charger » automatiquement toutes ces données dans CoopHub.
Un appui est prévu pour vous aider à réaliser cette importation automatique, inclus dans les frais de mise en service.
Les fonctions Import et Export actuelles de CoopHub sont disponibles dans un but d’archivage et de restauration occasionnels, mais pas dans un but d’échange régulier ou automatique de données avec l’extérieur.
Coophub gère 2 types de titres regroupés sous les noms génériques de « capital » et « obligations/prêts ». Les titres de type « capital » sont des parts de capital social de la société. Les « obligations/prêts » sont tout autre type (prêt, obligation, compte courant d’associé, titres de participation …).
Lorsque vous créez une campagne de souscription, vous choisissez si les titres que vous proposez sont de type « capital » ou de type « obligations/prêt », mais une fois cette catégorie décidée, vous pouvez choisir un nom au type de titre retenu. Donc vous pouvez faire une campagne dont les titres sont de type « capital » que vous appelez « actions », « parts » ou « parts sociales ».
Pour l’instant le passage est manuel, mais une solution automatique ou semi-automatique est envisagée (envoi d’un message automatique lorsque la majorité est atteinte).
Toute transaction (souscription, transfert, vente) introduite dans Coophub par un utilisateur ne sort ses effets que après une validation manuelle de l’Admin en back office. Il appartient à l’Admin, en fonction des règles internes de sa coopérative, d’effectuer cette validation au moment opportun (selon le cas, après accord de l’AG, après libération de la part, …)
Après soucription, l’utilisateur reçoit un email automatique pour lui signaler que sa demande a été receptionnée par la coopérative mais est en attente de validation ; après validation par l’Admin, il reçoit un autre email automatique pour l’informer que sa demande a été validée.